İş süreçlerinde otomasyon kullanmak, işletmelerin verimliliğini sürdürülebilir şekilde artırmasının en hızlı yollarından biridir. Ancak pek çok şirket otomasyon planlamasında belirli yanlışlara sıkça düşmekte ve beklenen sonucu alamamaktadır. Bu makalede, iş süreci otomasyonu uygularken yapılan yaygın hataları ve bunlardan nasıl kaçınılacağına dair ipuçlarını paylaşıyoruz.
İçindekiler
Yanlış Otomasyon Hedefleri Belirlemek
Otomasyon, işletmelerin hızını ve doğruluğunu artırırken maliyetleri de azaltabilir. Ancak bazı işletmeler, net hedefler tanımlamadan sadece “daha otomatik” olmak adına süreçlerini otomatize etmeye çalışır. Bu durum hem kaynak israfına hem de süreç karmaşasına yol açabilir.
- İpucu: Her bir süreç için beklenen kazanımları (zaman tasarrufu, hata oranı azalması vb.) somut şekilde yazın.
- Örnek: Faturaların işlenme süresinin %30 azalması hedeflenebilir.
İş Süreçlerini Analiz Etmeden Otomasyona Geçmek
Otomasyonu uygulamadan önce mevcut iş süreçlerinin detaylı bir şekilde analiz edilmemesi, sistemin verimli çalışmasını engeller. Kötü tasarlanmış süreçler otomatikleştirilirse, hatalar ve darboğazlar otomatikleşmiş olur.
- İpucu: Süreç adımlarını yazılı ve görsel olarak haritalandırın.
- Örnek: Süreç akış şeması hazırlanıp gereksiz adımlar tespit edilebilir.
Ekip Katılımını Sağlamamak
İş süreci otomasyonları çoğunlukla departmanlar arası işbirliği gerektirir. Ancak ekiplerin dahil edilmediği projelerde direniş, düşük adaptasyon ve verimsizlik sık görülür.
- İpucu: Süreçte yer alan ekiplerden düzenli geri bildirim alın, eğitimler düzenleyin.
- Örnek: Kullanıcı test grupları oluşturup otomasyonun etkisi ölçülebilir.
Sonuç
- Hedefsiz veya plansız otomasyon yatırımları, fayda sağlamayacağı gibi süreçleri karmaşıklaştırabilir.
- Önce iş süreçlerinizi analiz edin, ardından otomasyon adımlarınızı planlayın.
- Ekip katılımı ve düzenli ölçüm ile sürdürülebilir verimlilik elde edebilirsiniz.
Daha fazla iş süreci analizi, otomasyon ve verimlilik ipucu için: 360asist.com’da İş Süreçleri ve Verimlilik kategorisini inceleyin
