Finans ve E-Fatura Otomasyonu süreçlerinde KVKK uyumluluğu sağlamak, işletmenizin hem yasal risklerden korunması hem de müşterilerinizin güvenini kazanması açısından son derece kritiktir. Son yıllarda finansal verilerin hassasiyeti ve veri güvenliğine verilen önem artmıştır. Bu makalede, finans ve e-fatura otomasyonunda KVKK uyumluluğu sağlamak için pratik yolları ve ihmal edilmemesi gereken noktaları inceleyeceğiz.
İçindekiler
KVKK Kapsamında Finansal Verilerin Tanımlanması
Finans ve e-fatura otomasyonu kullanan şirketler için belirli kişisel veri ve finansal verilerin tanımı büyük önem taşır. KVKK’ya göre kimlik, iletişim, işlem güvenliği ve banka hesap hareketleri gibi finansal veriler hassas veri kategorisinde değerlendirilir. İşletmeler, sakladıkları ve işledikleri verinin türüne göre gerekli teknik ve idari önlemleri almak zorundadır.
- Dikkat: E-fatura sistemlerindeki alıcı/satıcı bilgilerinin tamamı kişisel veri olarak değerlendirilir.
- Unutmayın: Personel bordro ve ödemelerine ait bilgiler de KVKK kapsamındadır.
Finans ve E-Fatura Otomasyonunda KVKK Uyumlu Süreçler
Mevzuata uygun bir finans ve e-fatura otomasyon altyapısı, KVKK risklerini en aza indirir. Bunun için veri saklama, silme, arşivleme ve erişim kontrolleri gibi süreçlerin güncel mevzuata uyumu sağlanmalıdır. İş ortakları ve entegrasyonlarda da KVKK taahhütleri alınmalı ve tüm sistemler buna göre denetlenmelidir.
- Rol bazlı erişim: Sadece yetkili kişilerin veri erişimi sağlamalıdır.
- Zamanında silme: Gereksiz veriler düzenli aralıklarla sistemden silinmelidir.
- Şifreleme: Sistem ve veri tabanındaki veriler mutlaka şifrelenmelidir.
Sık Yapılan Hatalar ve Doğru Uygulamalar
KVKK ile ilgili sık yapılan hataların başında, finansal verilerin bulut sistemlerde yeterli güvenlikle korunmaması ve eski e-faturaların arşivde tutulurken açık bırakılması gelir. Doğru sistem seçimi ve otomasyon entegrasyonunda güncel KVKK gereksinimlerine göre geliştirilmiş yazılımlar tercih edilmelidir.
- Yanlış: Arşivlenmiş faturalara tüm çalışanların erişimi olması.
- Doğru: Erişim loglarının tutulması ve denetlenmesi.
- Yanlış: Müşteri verilerinin manuel olarak işlenmesi.
- Doğru: Tam otomasyon ve gizlilik ayarlarının kullanılması.
Sonuç
- Finans ve E-Fatura Otomasyonu süreçlerinde KVKK uyumluluğu yasal zorunluluktur.
- Veri sınıflandırmasını doğru yaparak riskleri en aza indirebilirsiniz.
- Otomasyon ve yazılım seçimlerinde KVKK uyumluluğu önceliğiniz olmalıdır.
- Düzenli denetimlerle süreçlerin sürdürülebilirliğini sağlayın.
Daha fazla bilgi ve sektörel güncellemeler için: https://360asist.com/category/finans-ve-e-fatura-otomasyonu/
